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如何提高工作效率和工作质量(提高工作效率的10个技巧)

有个朋友说,最近工作太忙,经常加班,感觉很疲惫,问我有没有提升工作效率的好方法。

我想起了吴军老师曾经提到过的观点,我们平时的工作效率已经算不错了,避免陷入过于忙碌的怪圈,关键是要少做点事情,而不是想着在现有的基础上去逼迫自己大幅提高工作效率。

如果一定要给出解决方案,缓解经常加班的痛苦,我觉得可以尝试这几个方法:

1.每天提前30分钟到达办公室。在没有人打扰的前提下,规划好今天要做的三件最重要的事情,把这三件事写在笔记本的左侧,其他,非重要工作或者临时接到的工作安排写在笔记本的右边页面。然后集中注意力,先做最重要的三件事。第一件做完了,休息一会儿,喝口水,起来走动一下,然后立刻去做最重要的第二件事;完成后休息片刻,再做第三件事,确保今天务必完成这三件事情。

2.在完成最重要工作的期间,肯定会有各种各样的事情干扰。比如说,领导临时交代一个任务,下属来请示工作,接到一些电话,除非十万火急,否则你都不要立刻着急去处理,而是把这些事情记在笔记本的右侧页面,然后专注于当天最重要的三件事。

收到一些微信和qq的消息时,不要来一条看一条,可以在下班前的1小时集中处理,集中回复消息。如果你看了消息,也不必着急立刻回应,可以先置顶,在休息期间回复。如果几句话说不清楚,可以电话沟通。

如何提高工作效率和工作质量(提高工作效率的10个技巧)

3.尝试授权。凡是重复三次的工作,全部做成流程化,做成模板,然后才有机会交给别人去处理,才能让别人更顺利地接手。要善于分享自己的经验,别藏着掖着。只有当团队成员的工作速度和质量都提升上来了,才能分担你的压力。

4.尽可能地保证自己七小时的休息时间。休息好,才有精力去应对快节奏的工作。晚上熬夜一两个小时,换来第二天一整天的低迷状态,得不偿失。

5.非必要的会议可以不出席,非必要的活动也可以由其他人去参加。当然这一点要和自己的领导、同事达成共识。如果无法达成共识,也可以在感到疲惫的时候,请假不参加非你不可的会议和活动。

6.作为管理人员,在自己忙得要死的时候,一定要看一看自己的团队状态。每个人是不是和你一样忙碌?如果你自己很忙,但是下属相对比较轻松,说明你承担了过多的责任。或者说下属的工作做得不到位,成熟度不高,因此需要你去补救(修改,调整,甚至给下属出主意),一旦下属习惯了这样,你就会变得特别辛苦。因此要善于拒绝,本来应该由下属高质量完成的工作,一定要给他们不断改进的机会,而不是尝试代替他们去处理。

如何提高工作效率和工作质量(提高工作效率的10个技巧)

7.使用更高效的工具。例如在写工作方案,写新闻稿的时候,可以尝试先列好框架,用语音转文字的方式写初稿,然后修改起来就比较方便一点。语音输入是打字输入效率的4~5倍。在收集一些信息的时候,可以使用在线表单,而不是收上来一堆Excel表格,然后慢慢汇总、编辑、调整。

8.给自己的所有工作分分类,用80%的时间处理日常工作,预留20%的时间精力去做一些很重要但是目前还没有火烧眉毛的事情。或者说,我们预留20%的时间去做未来要做的事情,这样就能够为将来省出一些时间精力。

9.在一些非关键任务上,不要对工作质量要求那么高,70分即可。在每件事情上都追求完美,是导致很多事情拖延的罪魁祸首。

10.不要返工,返工是效率的最大敌人,争取一次性做好。减少返工的前提是对工作任务的充分理解和对工作结果的共同预期。因此,在前期多交代好工作要点、注意事项以及你对结果的期待,形成共识,更能让别人知道如何更好地配合你。

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